Rechtskonforme und revisionssichere elektronische Archivierung

Das Thema Archivierung beschäftigt viele Pensionskassen. Kein Wunder, wenn man bedenkt, dass das Volumen der Papierdossiers ständig wächst. Welche Vorteile bietet die elektronische Archivierung? Was ist zu beachten, fragt Roger Pedruzzi, ICR Informatik, in einem Artikel der Schweizer Personalvorsorge. Die Vorteile, die sich aus einer elektronischen Lösung ergeben, beschreibt er wie folgt: “Der offensichtlichste Vorteil der elektronischen Archivierung ist sicherlich der, dass alle Pensionskassenmitarbeiter mit entsprechender Berechtigung schnell und zentral auf die Daten zugreifen können. Der Gang in den Keller und das damit verbundene umständliche Suchen in Papierdossiers entfällt. Das gewünschte Dokument ist sowohl via Pensionskassensystem als auch über die Archivsoftware auffindbar. Hierfür werden zunächst alle bestehenden Versichertendossiers eingescannt und indexiert. Über die Indexwerte wie zum Beispiel Versichertennummer, Dokumententyp oder Datum werden die Dokumente einem Versicherten oder einem Ereignis zugeordnet. So sind sie leicht wieder auffindbar oder werden im entsprechenden Kontext des Pensionskassensystems angezeigt.” Bis alles reibungslos klappt, sind allerdings diverse Überlegungen anzustellen.

 Beitrag Pedruzzi